Обзор системы управления проектами Яндекс.Коннект

Внимание! Статья в процессе наполнения, в скором времени будет опубликована полностью.

Узнал я об этом сервисе, как и многие другие, при очередном посещении сервиса «Яндекс.Почта для домена». Я не являюсь искушенным пользователем подобным систем, я всего лишь пробовал пользоваться некоторыми из всего того разнообразия, которое представлено в большом количестве. Зарегистрировавшись и поигравшись с сервисом я понял что он мне очень нравится.

По сути Яндекс.Коннект — это совокупность всем известных сервисов: Яндекс.Почта, Яндекс.Диск, а так же доселе неизвестных, таких как Ямб, который дает возможность обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками позволяя устраивать как групповые, так и приватные чаты. Кроме Ямба в Яндекс.Коннекте присутствует ещё Вики, на мой взгляд это по сути основа вокруг чего должен строится весь процесс работы над проектами. Данный инструмент позволяет создавать документы и работать с этими документами совместно с сотрудниками в рамках отдела или отдельной команды. Но давайте для начала зарегистрируемся и посмотрим что нас ждет в этом сервисе.

Оглавление

Регистрация в Яндекс.Коннект

Регистрация в сервисе весьма элементарна и не требует особых комментариев, разве что пояснений что там и для чего. Проходим на страницу регистрации и введем немного информации.

 

Как видите набор полей весьма элементарный и у Вас не должно возникнуть особых проблем с их заполнением, единственное что стоит описать, так это предназначение некоторых из них.

Имя домена для организации

Тут Вам необходимо указать любое слово на латинице, которое должно быть не занятым. Не советую указывать слишком длинные фразы ибо в конечном итоге у Вас будет очень длинный логин, который будет выглядеть вот так: [email protected]

Обратите внимание на то, что compani-name.yaconnect.com мы можем заменить в будущем на свой домен, который достаточно не трудно подключить к этому сервису. О подключении домена я расскажу в другой части этой статьи.

Вот моя форма регистрации:

Как видите у меня при авторизации логин будет [email protected], в будущем я заменю это на [email protected]

Заполняем форму, жмем кнопку «Зарегистрироваться» и оказываемся на главной странице только что созданного кабинета.

Как видите, слева внизу есть кнопка, которая призывает нас добавить свой домен, с этого мы и начнем работу с сервисом.

Авторизация в Яндекс.Коннект

С авторизацией у Вас не должно возникнуть особых проблем. Если Вы пройдете на страниц Яндекс.Коонект будучи не авторизованным, то нас встретит страница, на которой справа вверху будет ссылка на страницу входа и регистраци, а если Вы авторизованы под аккаунтом, который не зарегистрирован в Яндекс.Коннект, то Вас встретит вот такая страница:

Жмем кнопку и меняем аккаунт, если по каким-то причинам в списке нет аккаунта зарегистрированного в сервисе Яндекс.Коннект, то Вам необходимо авторизоваться выбрав «Другой аккаунт» и указать логин так, как показано на скриншоте:

Вот собственно и вся хитрость.

Подключение домена к сервису Яндекс.Коннект

Подключение домена к Яндекс.Коннект весьма тривиальная задача, которая решается в течении нескольких минут, для этого необходимо нажать соответствующую кнопку на главной странице Яндекс.Коннекта (см. фото).

Мы попадем в соответствующий раздел «Админки», где нажимаем кнопку в виде знака «плюс» в нижней части экрана. Затем в единственном поле укажем наш домен (см. фото).

Нажимаем кнопку «Добавить» и теперь наш домен появился в списке доменов, осталось всего лишь подтвердить права на владение доменом. В данной статье я не буду описывать этот процесс, поскольку его я в полной мере описал в статье «Настройка Яндекс почты для домена». Затем добавьте MX-записи к своему домену, об этом так же написано в выше приведенной статье. В крайнем случае, если у Вас возникнут трудности, отписывайтесь в комментариях, попробуем Вам помочь.

Мы добавили домен и подтвердили владение этим доменом, пока изменения вступают в силу, а это занимает весьма длительное время, займемся дальнейшей настройкой.

Знакомимся с сервисами Яндекс.Коннект

Как видите перед нами вполне обычные сервисы Яндекса, которыми Вы наверняка пользуетесь по отдельности, в Яндекс.Коннект все эти сервисы тесно связаны, что делает их ещё более функциональнее, но об этом мы ещё поговорим, пока давайте взглянем на перечень сервисов и их особенности.

Админка

Несмотря на то, что мы уже побывали в админке когда добавляли домен, тем не менее рассмотрим её более детально. Как видите здесь собран относительно небольшой спектр настроек, но они не настолько очевидны что бы оставить их без описания.

Оргструктура

Тут перечислены все сотрудники и отделы компании. Что бы добавить сотрудника или отдел, необходимо кликнуть кнопку в виде знака «плюс» в нижней части экрана (см. фото).

С добавлением сотрудника у Вас не возникнет проблем, а создание отдела имеет один интересный нюанс — это поле «Почта отдела». Чем оно интересно? Интересно оно тем, что у отдела будет свой почтовый ящик. Если Вам потребуется разослать сообщение всему отделу, Вам достаточно просто отправить письмо на электронный адрес отдела, а система уже сама разошлет письмо всем сотрудникам отдела. Согласитесь удобно? Так же этот нюанс позволяет быстро добавлять отделы в групповой чат.

Профиль организации

Тут Вы можете внести изменения в информацию о своей компании кликнув соответствующую ссылку (см. фото).

Затем вносим соответствующую информацию.

Все команды

На этой странице перечислены все команды, которые созданы в организации. Обратите внимание на то, что как и в случае с отделом, у команды так же есть поле, но называется оно «Почта команды», но на этом общие моменты кончаются. В отличии от отдела, куда могут входить только сотрудники, в команду могут входить сотрудники, отделы и другие команды. Так же в отличии от отдела, в команде долен быть хотя бы один администратор. Команду может создать любой сотрудник, который автоматически становится ё администратором.

Я администратор

Тут перечислены все команды в которых текущий пользователь является администратором.

Я участник

Тут перечислены команды где текущий сотрудник является участником

Администраторы

На этой странице перечислены администраторы организации.

Управление DNS

На данной странице Вы можете отредактировать DNS-записи домена. Но эти изменения будут актуальны лишь в том случае, если Ваш домен делегирован на управление Яндексом.

Домены

Соответственно тут перечислены все подключенные домены организации.

Дополнительные настройки

На данный момент тут пока только один пункт — это «Запрет смены пароля на домене». Если поставить галочку, то Ваши сотрудники не смогут менять пароли своих аккаунтов.

Почта

  • Сбор потерянной почты — позволяет указать сотрудника, которому будет уходить почта, которая присылается на несуществующие почтовые ящики. Это весьма удобно если Вы удаляете сотрудника, но хотите получать письма от контактов, которые были завязаны на этого сотрудника. Данная опция исключает вероятность того, что Вы упустите ключевого клиента. Обратите внимание на то, что в поле необходимо начать ввдить имя и фамилию сотрудника и в выпавшем списке выбрать нужного сотрудника.
  • Настройки почтовых протоколов — тут мы определяем по каким протоколам можно осуществлять подключение к почтовому серверу для работы с почтой.
  • Общая подпись — если указать текст в данной опции, то этот текст будет прикрепляться ко всем письмам сотрудников, которые они отправляют.
  • Сервис «Дела» — активирует блок в котором отображается список дел в веб-интерфейсе почты.
  • DKIM-подпись — тут перечислены домены организации с отметками у кого настроена DKIM-подпись электронных писем.

Вики

Для сервиса «Вики» пока только одна настройка -это её включение и отключения путем отметки «Включить Вики для организации».

Почта

По сути обычный почтовый интерфейс ящика на Яндекс и при первом осмотре мы не замечаем ничего особенного, разве что жутко длинный адрес электронной почты, который светится в правом верхнем углу. Но это дело мы исправили подключив свой домен, так что не обращаем внимания, это скоро изменится.

Контакты

Единственным отличием почты в Яндекс.Коннект от обычной почты Яндекс заключается в наличие общих контактов. Среди этих общих контактов присутствуют адреса отделов и команд. Но кроме списка общих контактов есть ещё и личные контакты, что вполне удобно: общие контакты — это сотрудники организации, личные контакты — это все остальные электронные адреса.

Почему-то это сервис, если его так можно назвать, не доступен с главной страницы, а появляется лишь в меню при посещении почты.

Что бы написать кому-то из своих контактов, то тут два варианта:

  1. Пройти в «контакты» и в личных или в общих контактах найти нужный адрес и нажать кнопку в виде листочка с карандашом справа или отметив контакт нажать кнопку «Написать» вверху страницы.
  2. В почте нажать кнопку «Написать» и в поле «Кому» начать писать название отдела, команды или имя контакта и в появившемся списке кликнуть нужный адрес.

Кроме всего прочего у нас есть возможность группировать личные контакты

Дела

Достаточно полезный сервис, с его помощью можно планировать задачи и встречи прямо на странице почты. В правом нижем углу (если Вы активировали этот пункт в админке) будет отображаться виджет с количеством дел на сегодня.

Кликнув по виджету мы увидим список дел.

Красным помечены дела, которые просрочены (не были помечены как выполненые), оранжевым помечены дела, которые запланированы на сегодняшний день.

Что бы добавить дело достаточно заполнить поле внизу и нажать кнопку «Добавить дело», а если кликнуть ссылку справа «с датой», то можно будет дополнительно указать дату и время.

Для редактирования дела необходимо кликнуть соответствующую ссылку «ред.» справа от названия дела.

По умолчанию в сервисе «Дела» добавлены 4 списка, 3 из которых Вы не можете удалить или отредактировать, но Вы можете добавить списки с другими названиями.

  1. Не забыть
  2. Сегодня
  3. На этой неделе
  4. Выполненные дела

Как видно из названия 4 списка, там собраны выполненные дела. Что бы удалить или отредактировать список, необходимо кликнуть на значок в виде карандаша справа.

Тут же мы увидим поле, в котором можно ввести новое имя для списка, и несколько команд:

 

Если Вы вдруг захотите отправить список дел сотруднику или кому-то другому, то выберите список дел, затем кликните значок в виде письма рядом с названием списка (см. фото).

И в появившемся поле Вам потребуется указать один или несколько адресов разделенных запятой с пробелом.

Указанный адресат получит письмо с вложенным файлом, который принимаю множество программ-календарей и сможет добавить их себе в календарь.

Ямб

Предназначен для обмена сообщениями и файлами как в приватном чате (с одним собеседником) так и в групповом чате. Если Вам необходимо быстро связаться с сотрудником или со всей командой, то достаточно добавить их в чат. Сервисом можно пользоваться не только в браузере, но и с помощью приложений для iOS и Android.

На скриншоте Вы видите сообщение от пользователя Yamb, это бот, который рассылает новости проекта.

Создание чата

Тут у нас несколько вариантов:

  1. Найти нужного Вам сотрудника на странице «Люди и команды», открыть его карточку, кликнув его ФИО слева в списке, и нажать кнопку «Написать в Ямб».
  2. Непосредственно в самом Ямбе в поле поиска начать вводить имя сотрудника или название отдела или команды, а затем кликнув необходимый вариант в выпавшем списке.
  3. Или кликнув значок в виде карандаша с с листом

    И в выпавшем списке необходимо выбрать нужный нам пункт.

    Для приватного чата нам необходимо будет ввести в поле поиска имя или фамилию сотрудника

    Для группового же чата нам потребуется указать немного больше информации
    Название чата, его описание и участников путем ввода имени или фамилии участника, или название команды или отдела. В поле можно добавить несколько команд, людей и отделов.

Возможности чата

На данный момент чат позволяет отправлять изображения, для это необходимо нажать кнопку  рядом с полем для сообщения и выбрать файл изображения.

Что бы отправить стикер, необходимо кликнуть кнопку в виде смайлика  и выбрать нужный стикер, вот собственно некоторые из них:

Так же существует возможность удаления отправленных сообщений, но только в течнии 30 минут после отправки. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой на сообщение, затем выбрать пункт «Удалить».

Управление групповым чатом

Для управления чатом Вам необходимо нажать кнопку  справа вверху над окном сообщений, после нажатия откроется окно с настройками чата и списком его участников.

Если Вы не являетесь администратором чата, то Вам доступны следующие действия:

  • Выбрать тип уведомления для этого чата из выпадающего списка, в котором три пункта
    Выключить — отключает все уведомления.
    Включить — включает уведомления.
    Включены, если меня упомянули — Вы будте получать уведомления только в том случае, если Вас упомянули в сообщении.
  • Просмотреть список участников (пункт Участники).

  • Покинуть чат.

Если Вы являетесь администратором чата (Вы создали этот чат или Вас назначили администратором), то Вы можете:

  • Изменить название и описание чата.
  • Добавить или удалить участника в чат, а так же сделать администратором чата любого участника.

Чтобы покинуть чат, который создали вы, из него сначала нужно удалить всех остальных участников.

Общие настройки уведомлений

Существует небольшой перечень глобальных настроек для чатов, которые будут применяться для новых чатов по умолчанию, что бы изменить эти настройки Вам потребуется кликнуть на свой портрет сверху справа и затем кликнуть «Настройки». Перед Вами откроется окно с настройками:

  • Не показывать уведомления — отелючить все уведомления.

  • Скрыть текст уведомлений — соответственно Ямб будет уведомлять Вас о новых сообщениях, но не будет показывать их содержимое.

  • Информировать о каждом непрочитанном сообщении — Вам на почту будет приходить письмо с уведомлением о сообщении, которое Вы не прочитали сразу.

  • Получать дайджест непрочитанных сообщений за сутки — Ямб будет присылать Вам каждый день письмо с количеством накопившихся непрочитанных сообщений.

Приложение Ямб

Для того, что бы быть на связи постоянно Вы можете установить приложение Ямб на свой смартфон. На данный момент приложение Ямб доступно на операционных системах Android и iOS.

Диск

В рамках Яндекс.Коннект у Яндекс.Диска появилась возможность организовывать общий доступ в несколько кликов, поскольку все сотрудники, отделы и команды перечислены в диалоге, который появляется при нажатии кнопки «Общий доступ». обратите внимание на то, что это Вы можете проделать только с папками.

Вы можете открыть доступ как для отдельных сотрудников, так и для целого отдела или команды просто выбрав их из списка и нажав кнопку «Пригласить».

Люди и команды

На этой странице отображаются все отделы и сотрудники организации.

Если Вы кликните «Команды» -> «Все команды»

То увидите список всех команд, а если кликнуть на ту или иную команду, то откроется информация о данной команде.

Вот собственно и весь довольно не хистрый функционал данного раздела.

Календарь

На первый взгляд казалось бы обычный сервис со стандартным функционалом, но это только на первый взгляд. Если присмотреться по внимательнее, то мы обнаружим весьма широкий спектр функций. Собственно сам календарь:

По сути что бы задать событие, нам надо тыкнуть в соответствующее место в соответствующей области страницы и указать вполне себе стандартные параметры события, подробнее о создании события я расскажу чуть ниже.

Теперь давайте разберемся с, не совсем, очевидными функциями данного сервиса. В панели слева есть несколько опций:

  • Выбор отображения календаря:
  • Выбор календаря из списка, который расположен сразу под выпадающим списком, что показан на скриншоте выше. По умолчанию у нас есть один календарь «Мои события».

Добавление и редактирование календаря

Собственно если с первой опцией все очевидно, выбираем «день», сетка календаря отображается в рамках одного дня, выбираем «неделя» и сетка отображается уже по другому и т.д., то вторая опция куда более интересна и функциональнее. Календарь «Мои события», который мы получаем по умолчанию, можно удалить, для этого необходимо пройти на страницу с настройками этого календаря кликнув кнопку в виде .

После этого попав на страницу настроек в самом низу кликнуть «Удалить календарь». Но в принципе зачем его удалять если можно настроить под наши цели? Давайте посмотрим что там за настройки.

Как видите и тут нет ничего сложного. Перед нами страница настроек с элементарными пунктами:

  • Название — название календаря, которое отображается в списке.
  • Цвет — здесь мы выбираем цвет меток данного календаря. Выбранным цветом будут отмечаться события из этого календаря на временной шкале.
  • Основной календарь — этот параметр отвечает за выбор календаря по умолчанию при добавлении события. По умолчанию всегда будет указан основной календарь.
  • События влияют на занятость — смысл этого параметра мне не удалось определить, если Вы знаете для чего он, то отпишитесь в комментариях.
  • Уведомления — тут ничего сложного, по сути мы можем выбрать каким образом и за какой период времени календарь будет нас уведомлять. Обратите внимание на то, что можно добавить дополнительные варианты уведомления сочетая разные варианты и периоды уведомлений.
  • Доступ — в этой части мы настраиваем доступ к календарю. Вариантов тут несколько в том числе и публичный доступ по ссылке и на странице сайта путем вставки HTML-кода. Что бы включить публичный доступ к календарю, необходимо тыкнуть переключатель соответствующего пункта «Открыть публичный доступ».
    Публичный адрес — тут ссылка, которую Вы можете отправить друзьям или разместить на своей страничке.
    — Код для вставки календаря на сайт — соответственно скопировав этот код Вы можете разместить текущий календарь на странице своего сайта или блога.
    — Выдать права доступа — в этом поле мы можем указать отдельных людей, которые получат доступ к этому календарю.
    — Секретный адрес — с помощью этой ссылки Вы можете дать возможность просмотреть все события календаря вне зависимости от выбранных прав доступа.

Что бы добавить новый календарь, необходимо кликнуть значок в виде знака «+» (см. фото).

После этого откроется окно добавления календаря, там необходимо указать название, цвет и настроить стандартные уведомления, которые будут использоваться для событий по умолчанию.

Заполняем поля, выбираем необходимые значения и жмем кнопку «Создать». Вот и все, наш календарь создан, осталось его настроить, а как это сделать Вы уже знаете.

Результат публикации календаря с помощью HTML-кода


Как видите это достаточно удобно для публикации каких-либо событий, причем удобство заключается в централизации, поскольку календарь Вы можете опубликовать в разных местах, а корректировать только в одном месте.

Добавление и редактирование события

Как писалось выше, для добавления события в календарь просто кликните в нужную область сетки календаря, посл чего появится окно с настройками события:

Для удобства настройки события я использую примерно такой алгоритм: заполняю поле «Название» и жму кнопку «Создать». После чего кликнув на вновь созданное событие, я перехожу на страницу с его настройкой (см. фото).

После этого мы попадем на страницу с настройками события.

Как видите форма весьма большая, но не все поля обязательны. Но если Вы хотите иметь очень гибкий инструмент для работы с клиентами или управлению теми или иными процессами, то советую изучить принцип работы календаря очень подробно, а я Вам помогу в этом.

Анатомия события

По сути что бы создать событие, не нужно особо много настроек, но если Вы хотите настроить какое-либо взаимодействие с сотрудниками или клиентами с помощью календаря, то к Вашему вниманию очень широкий спектр настроек, которые позволят очень гибко настроить событие и взаимодействие участников этого события.

Название

Собственно название, которое будет отображаться в метке события.

Описание

Соответственно описание, которое будет отображаться на всплывающей подсказке при наведении курсора на метку события.

Участники

Тут мы можем указать участников или ответственных людей, которые имеют отношение к этому событию. Кроме этого Вы можете обозначить возможности участников, которые состоят из двух чекбоксов:

  • Могут редактировать события
  • Могут приглашать других

Названия говорят сами за себя и не требуют комментариев.

Время и дата

Тут мы выбираем не только дату и время, но и периодичность, которая настраивается весьма гибко. Что бы настроить периодичность, необходимо отметить чекбокс «Повторять событие» и посл этого справа появится ссылка «Изменить», кликнув которую, Вы сможете задать периодичность события так, как Вам заблагорассудится.

Уведомления

Тут мы можем настроить уведомления отдельно для события, в ином случае настройки уведомлений будут взяты по умолчанию из настроек самого календаря.

Место

Тут мы оставляем несколько слов о месте события.

Календарь

Тут нам необходимо из списка выбрать нужный нам календарь.

Доступ

Если отметить данный чекбокс, то событие будет доступно только участникам и владельцу и если Вы опубликуете календарь, то обычные пользователи не увидят это событие в этом календаре.

Вики

Пожалуй самый любимый мною раздел Яндекс.Коннекта. Почму он мне так нравится? Нравится он мне по многим причинам:

  • Закрытость. Все материалы скрыты от посторонних.
  • Доступность. Я мгу работать с документами из любой точки планеты.
  • Контроль доступа. Создав документ я могу указывать кто видит этот документ и кто его может рдактировать.
  • Совместная работа. Над одним документом может работать несколько человек.
  • Контроль версий. Вы можете отслеживать кто, когда и какие изменения внес в документ.

[Продолжение следует…]

Оценка статьи

Полная фигняУзнал немного новогоНормальная статьяХорошая статьяСупер! (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

17 thoughts on “Обзор системы управления проектами Яндекс.Коннект

  1. Как редактировать индивидуальные сведения, касающихся участников команды и добавить их фото?

    1. С главной страницы идете в «Люди и команды», там кликаете нужного сотрудника, откроется его профиль и там жмете «Администрировать» и уже потом справа вверху жмете «…», там будем «Редактировать информацию»

  2. Как сделать, чтоб календарь появился у всех сотрудников?
    Что добавленные мероприятия автоматом появлялись в их календарях.

      1. Разобрался. Календарь то есть, но если к примеру админская учетка что-то отметит там, то остальные это не увидят. Я думал общий календарь это автоматом делает, без доп. плясок.
        Там надо чтоб дать всем доступ, почту каждого сотрудника в настройки календаря вколачивать, после этого им приходит в почту приглашение в календарь. Написать туда [email protected]домен.ру чтоб всем разом пришло пригоашение — не прокатит, приглашение приходит, но календарь выдает ошибку. Так что кааждого сотрудника в ручную надо вколачивать, чтоб заработало ((

        1. Все именно так, но учитывая темпы развития, я думаю скоро и тут будут изменения в эту сторону

  3. Руководство всё же классное ) Если не трудно, добавьте описание как сделать общий для всех сотрудников календарь.
    Это многим поможет. По крайней мере мне бы помогло, когда я легко это руководство нашёл. (репостнул в соцсети)

    1. Ну это наверное повод внимательно почитать документацию или обратиться в поддержку

  4. здравствуйте!!! как добавить второй домен который уже существует в ямб мессенджер? просто одна организация , но находятся в разных городах и под разными доменами , но их нужно свзять чтобы контакты видели друг друга.

    1. Здравствуйте! Его не нужно добавлять в ямб, домен необходимо добавить в разделе «Домены», который находится в админке. Таким образом будет добавлен альяс, но имейте в виду один логин будет на обоих доменах. То есть сотрудник сможет авторизоваться как под [email protected] так и [email protected].

  5. Добрый день! Как отправить список дел сотрудникам, и есть ли возможность видеть и редактировать задачи своих сотрудников?

      1. Добрый день! Да, у Вас на скринах указано, что можно делиться делами, но у меня этот значок не отображается

        1. Видимо этот функционал убрали. Во всяком случае я его не смог найти. На самом деле сервисы Яндекса перетерпели большие изменения, по этой причине данная статья практически утратила свою актуальность.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подпишитесь на рассылку и получайте новые статьи на почту