Почему вам необходимо организовать корпоративную почту?

Немного о вероятных проблемах

Очень многие фирмы пользуются почтовыми ящиками на популярных сервисах типа gmail.com, mail.ru, yandex.ru и т.д. Тем самым подвергая себя опасности. Опасность заключается в том, что на адрес электронной почты как правило завязаны различные сервисы. Доверяя сотруднику пароль от такого ящика вы рискуете тем, что сотрудник может по каким либо причинам «угнать» этот адрес и просто напросто напакостить вашей фирме.

В качестве примера могу привести совсем свежий случай в одной из фирм нашего города, после вскрытия факта мошенничества был уволен менеджер по работе с корпоративными клиентами. Сотрудник оказался мстительным и начал всячески мешать работе фирмы то пытаясь скомпрометировать фирму перед клиентами распространяя ложные сведения, то вовсе сменив пароль на почтовом ящике начал рассылать спам клиентам фирмы, что вызвало бурю негодования у этих клиентов. Понятное дело что почтовый ящик был окончательно утерян вместе с адресами клиентов (считай клиентская база).

Таких проблем можно было бы избежать если бы у фирмы была своя корпоративная почта. Имея свой сайт, можно организовать корпоративную почту на своем адресе, например если вы обратите внимание на адрес моего сайта и адрес электронной почты справа вверху, то увидите что у них одинаковый домен dampi.ru. Если у вас нет сайта, то можно зарегистрировать домен и создать почту на его основе даже без создания сайта, стоить это будет от нескольких тысяч в год что очень маленькая плата за спокойствие, а наличие корпоративной почты повысит ваш престиж в глазах ваших клиентов.

А если вы предпочитаете ещё и контролировать рабочий процесс из дома, в поездках из любой точки мира, то для этого вам потребуется настроить VPN соединение  к сети офиса или к своему рабочему компьютеру. Это не только позволит удаленно контролировать рабочий процесс, но и защитит передачу данных между вашими устройствами, особенно если вы часто пользуетесь общественными сетями в виде бесплатных доступов по Wi-Fi.

В чем преимущества корпоративной почты?

  1. Бесплатно. Вам нет необходимости содержать инфраструктуру для обеспечения работы корпоративного почтового сервера, все это предоставляют такие сервисы как Яндекс, Mail.ru Group, Google. Вам всего лишь необходимо внести небольшие изменения в DNS своего домена.
  2. Престиж, конечно же, я думаю вы и сами ловили себя на мысли что это довольно круто смотрится, когда вам приходит письмо с адреса типа [email protected]
  3. Общий ящик — это почтовый ящик на который будут уходить письма отправленные на несуществующие адреса вашей почты, допустим у меня таким ящиком является [email protected] и если вы отправите письмо на адрес [email protected], то письмо окажется в ящике [email protected] Для чего это нужно? Допустим вы выдали сотруднику адрес типа [email protected], но после того, как сотрудник от вас уйдет, его адрес вам придется удалить, а письма, которые будут идти на его адрес, будут попадать на [email protected] и вы уже не пропустите важные письма.
  4. Управление ящиками. Вы можете создавать, удалять и, самое главное, менять пароль на этих ящиках, что по сути исключает вероятность угона почтового адреса путем изменения пароля.
  5. Автоматическое управление. Если в вашей фирме используются системы в которые осуществляется доступ с помощью логина и пароля, то специалисты могут настроить систему так, что бы она автоматически создавала, удаляла и меняла пароль у ящика сотрудника которому выдается доступ к системе.
  6. Сервис обмена мгновенными сообщениями(чат). При использовании корпоративной почты вы получаете возможность подключения сервиса для обмена мгновенными сообщениями наподобие ICQ или Агента Mail.ru. Данный сервис позволяет обмениваться сообщениями, отсылать файлы сотрудникам, организовывать конференции и т.д. и т.п.

Преимущества чата

В одной фирме, в которой мне иногда приходилось пребывать, весь обмен информацией был построен на электронной почте. Для того, что бы отправить обычную ссылку надо было проделать ряд, пусть и не сложных, но тем не менее действий, когда в случае с чатом мне надо было бы вставить ссылку в поле и нажать Enter и все. Данная ситуация меня очень сильно напрягала, но только меня, всех остальных это устраивало вполне. Думаю не стоить объяснять с какой «радостью» была воспринята моя идея с введением чата в обиход сотрудников фирмы.

Понимая что для изменения ситуации необходимо было решение сверху, в лучших традициях бюрократии, я правдами и неправдами заставил генерального установить месенджер на рабочий компьютер и смартфон. Я знал на что шел ибо преимущества чата в организации настолько очевидны, что не заметить их может только человек никогда не знавший онлайн общения. Конечно на первых этапах этим пользовалось всего несколько человек, остальные упертые считали что это детские игры. Но в ходе одного инцидента, после которого сотруднику удалось доказать свою невиновность тем, что в чате осталась история общения с другим сотрудником, который предоставил ошибочную информацию, все поняли самое главное преимущество такого общения между сотрудниками.

Что для этого необходимо

Если у вас нет сайта, то вам потребуется зарегистрировать домен (т.н. адрес сайта), например imya-vashei-firmy.ru, это лучше всего сделать с помощью регистратора доменных имен, на котором будут все инструменты для необходимой работы. Спустя сутки после оплаты услуг регистратора, домен будет зарегистрирован автоматически и вы сможете приступить к настройке почты для домена, в панели управления предусмотрена интеграция с почтой Яндекс.

Подробнее: Как настроить корпоративную почту

Если Вы не понимаете как это все настроить, то я Вам с удовольствием помогу. Это не будет дорого стоить поскольку выполняется за несколько часов. Стоимость домена 199 рублей/год + оплата моих услуг по настройке почты. Управлять корпоративной почтой проще чем пользоваться почтовым ящиком.

Вот так выглядит почта для для домена:

Как видите ничего сложного, а вот так добавляется новый почтовый ящик:

Указываете логин/пароль и нажимаете кнопку «Добавить». Готово, можете передать сотруднику его логин и пароль от почты. Как видите это весьма просто. Если потребуется, то Вы в любой момент можете изменить пароль к почтовому ящику или вовсе удалить этот почтовый ящик.

Пожалуйста, оцените статью

Полная фигняУзнал немного новогоНормальная статьяХорошая статьяСупер! (Пока оценок нет)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подпишитесь на рассылку и получайте новые статьи на почту