Очень многие организации пользуются почтовыми ящиками на публичных сервисах типа gmail.com, mail.ru, yandex.ru и т.д. Тем самым подвергая себя опасности. Опасность заключается в том, что на адрес электронной почты как правило завязаны различные сервисы. Доверяя сотруднику пароль от такого ящика вы рискуете тем, что сотрудник может по каким либо причинам «угнать» этот адрес и просто напросто напакостить вашей фирме.
Эту статью я решил написать сразу после того, как в одной организации, за жизнью которой я наблюдаю уже давно, проихзошла неприятная ситуация связанная как раз с почтой. После этого случая в этой организации быстро отказались от публичных почтовых сервисов и завели корпоративную почту.
Поскольку я пользуюсь почтой для домена от Mail.ru, то все примеры буду приводить на примере этого сервиса.
Содержание
Причина №1: Безопасность
В качестве примера приведу совсем свежий случай в одной из организаций нашего города, после вскрытия факта мошенничества был уволен менеджер по работе с корпоративными клиентами. Сотрудник оказался мстительным и начал всячески мешать работе организации то пытаясь скомпрометировать её перед клиентами распространяя ложные сведения, то вовсе сменив пароль на почтовом ящике начал рассылать спам клиентам, что вызвало бурю негодования. Понятное дело что почтовый ящик был окончательно утерян вместе с адресами клиентов (считай клиентская база).
Таких проблем можно было бы избежать если бы у фирмы была своя корпоративная почта. Имея свой сайт, можно организовать корпоративную почту на своем адресе, например если вы обратите внимание на адрес моего сайта и адрес электронной почты справа вверху, то увидите что у них одинаковый домен dampi.ru.
Если у вас нет сайта, то можно зарегистрировать домен и создать почту на его основе даже без создания сайта, стоить это будет рублей 200-400 в год что очень маленькая плата за спокойствие, а наличие корпоративной почты повысит уровень доверия со стороны ваших клиентов.
Причина №2: Бесплатно
Вам нет необходимости содержать инфраструктуру для обеспечения работы корпоративного почтового сервера, все это предоставляют такие сервисы как Яндекс, Mail.ru. Вам всего лишь необходимо внести небольшие изменения в DNS своего домена.
Для почты есть три тарифа, один из которых абсолютно бесплатный, но с ограничениями, разумеется.
Причина №3: Имидж
Конечно же, я думаю вы и сами ловили себя на мысли что это довольно круто смотрится, когда вам приходит письмо с адреса типа manager@company-name.ru
Причина №4: Общий ящик
Общий ящик — это почтовый ящик на который будут уходить письма отправленные на несуществующие адреса вашей почты, допустим у вас таким ящиком является info@company-name.ru и если вы отправите письмо на адрес deleted@company-name.ru, то письмо окажется в ящике info@company-name.ru. Для чего это нужно? Допустим вы выдали сотруднику адрес типа ivan-petrov@company-name.ru, но после того, как сотрудник от вас уйдет, его адрес вам придется удалить, а письма, которые будут идти на его адрес, будут попадать на info@company-name.ru и вы уже не пропустите важные письма от клиентов или сервисов.
Причина №5: Управление ящиками
Вы имеете полный контроль над всеми почтовыми ящиками на вашем домене. Вы можете создавать, удалять и, самое главное, менять пароль на этих ящиках, что по сути исключает вероятность «угона» почтового адреса.
К примеру, чтобы создать почтовый ящик для сотрудника достаточно нажать кнопку «Создать» и заполнить соответствующие поля.
Указываете логин/пароль и нажимаете кнопку «Добавить». Готово, можете передать сотруднику его логин и пароль от почты. Как видите это весьма просто. Если потребуется, то вы в любой момент можете изменить пароль к почтовому ящику или вовсе удалить этот почтовый ящик.
Если кликнуть по адресу, то попадем на страницу управления почтовым ящиком. Там собраны не только функции управления ящиком, но и некоторая информация о состоянии этого ящика.
Причина №6: Корпоративный месенджер
При использовании корпоративной почты вы получаете возможность подключения корпоративного месенджера наподобие Вибера, Ватспа или Телеграма, но доступный только для сотрудников. Данный сервис имеет все те же функции и позволяет обмениваться сообщениями, отсылать файлы сотрудникам, но кроме всего прочего ещё организовывать видео-конференции.
На наш выбор куча вариантов.
А если прикупить платный тариф, то можно будет и переписку сотрудников почитывать. Но на мой взгляд оформлять платную подписку только ради этого — того не стоит.
Причина №7: Автоматическое управление
Если в вашей организации используются системы в которые осуществляется доступ с помощью логина и пароля, то специалисты могут настроить систему так, что бы она автоматически создавала, удаляла и меняла пароль у ящика сотрудника которому выдается доступ к системе.
Что необходимо для организации корпоративной почты
Если у вас нет сайта, то вам потребуется зарегистрировать домен (т.н. адрес сайта), например imya-vashei-firmy.ru, это лучше всего сделать с помощью регистратора доменных имен, на котором будут все инструменты для необходимой работы. Спустя сутки после оплаты услуг регистратора, домен будет зарегистрирован автоматически и вы сможете приступить к настройке почты для домена, в панели управления предусмотрена интеграция с почтой Яндекс.
Подробнее: Как настроить корпоративную почту
Если вы не понимаете как это все настроить, то я вам с удовольствием помогу. Это не будет дорого стоить поскольку выполняется за несколько часов. Стоимость домена 199 рублей/год + оплата моих услуг по настройке почты. Управлять корпоративной почтой проще чем пользоваться почтовым ящиком.
На сайте отсутствует реклама
Автор не получает прямой выгоды. Если считаете что материал полезен, поддержите проект
Бидюков Денис
Эксперт по сайтам
Занимаюсь продвижением личного бренда с помощью сайта и SEO. Если Вы хотите из обычного сантехника, электрика, врача или фотографа стать востребованным и высокооплачиваемым специалистом, то я с легкостью Вам помогу.