Как защитить почту сотрудников и свой бизнес

Только представьте что произойдет когда почту сотрудника взломают. Или ещё хуже, сотрудник решит отомстить организации. Увы, но такое бывало и не раз в разных фирмах, которые я знаю, а сколько таких случаев по всей стране? Множество. Вы считаете что сотруднику не за что мстить? Я вас уверяю, даже если он уволится сам, то найдет повод нагадить. Существует ли решение проблемы? Существует.

Очевидные проблемы

Представим такую ситуацию. В организацию пришел человек на должность менеджера продаж. Регистрирует новый ящик, допустим в сервисе yandex.ru и начинает работать. Количество клиентов, которых он привлек растет. Все больше и больше людей завязываются на личный, пусть и созданный для работы, почтовый ящик. А теперь представьте что, в какой-то момент, сотрудник увольняется. Встает вопрос что делать с его почтовым ящиком.

Бросить его нельзя, на него могут прийти важные письма. Значит его нужно, хотя бы на время, передать другому сотруднику. Этот сотрудник вынужден переключаться между двумя, а может и более, почтовыми ящиками. То есть на одно из ваших сотрудников резко возрастает нагрузка что непременно приведет к ошибкам в его работе.

Этот ящик наверняка привязан к номеру сотового того сотрудника, который его регистрировал. Значит если что-то не так, то восстановление доступа может оказаться проблемным или вовсе невозможным. Причин может быть несколько: сотрудник обозлен на вас, сотруднику больше не принадлежит этот номер и т.д. Если вы, по каким-то причинам, утратите пароль, то хлебнете проблем.

Высока вероятность, если бывший сотрудник перешел на службу к конкурентам, что клиенты, завязанные на этот почтовый ящик, станут неплохим «приданным». А если имеет какие-то претензии к вашей организации, то может использовать этот ящик для дискредитации вашей организации. Как вы понимаете, сделать это не сложно.

Решаем проблему безопасности одним махом

Самым правильным решением в этой ситуации будет корпоративная почта. Уже испугались? Не нужно пугаться, это не так сложно как кажется, а вот набор преимуществ с лихвой перекрывает сложности организации этой корпоративной почты. Только не спешите распрашивать своего системного администратора как это сделать. Он может нагнать на вас жути только бы не делать этого.

Ещё недавно для организации корпоративной почты требовались действительно серьезные ресурсы, инфраструктура и компетентные сотрудники. Сегодня для этого нужно всего несколько сотен рублей и пару часов работы человека типа меня. После этого любой человек сможет управляться с этой почтой.

Как это работает? Сначала регистрируется домен, например, rogaikopyta.ru. Стоит это по разному, в зависимости где регистрировать. У моего хостера домен стоит 199 рублей\год. Когда домен зарегистрирован, создается почта для домена в специальном сервисе для бизнеса от mail.ru или Яндекс.

После завершения настройки, вы получите возможность создавать почтовые ящики на своем домене. Секретарю создадим info@rogaikopyta.ru, для директора boss@rogaikopyta.ru, для главного бухгалтера glavbuh@rogaikopyta.ru и т.д. Согласитесь удобно?

Спросите, как создавать ящики? Легко! Посмотрите сюда:

Получается жмем кнопку «Добавить», затем в появившейся форме заполняем нужные поля и после этого жмем кнопку «Создать». Обратите внимание на галочку «Отправить информацию на почту» в самом низу. Если отметить этот пункт, то появится поле, в которое нужно указать личный емейл сотрудника. На этот емейл придет письмо с инструкцией по работе с новым почтовым ящиком.

Когда сотрудник увольняется, почтовый ящик можно просто удалить или сменить на нем пароль. Для этого нужно перейти в раздел «Пользователи» и выбрать нужный почтовый ящик. На странице с информацией о ящике, можно выбрать нужный пункт.

Наверняка у вас возник вопрос: «А если мы удалим ящик, то как быть с теми, кто решит на него отправить письмо?». Правильный вопрос. Для этого есть функция «Сбор потерянной почты». Это по сути настройка в виде поля, где мы указываем почтовый ящик, на который будет приходить вся почта отправленная на несуществующие почтовые ящики в рамках вашего домена.

Указываем там ящик секретаря «info» и все потерянная почта будет приходить на этот ящик. Дальше дело техники.

Вот и все. Как видите все проще простого. Если не хотите возиться сами, обращайтесь, с радостью помогу. Сделаем вам почту и может быть ещё и сайт-визитку запилим, если захотите.